「クラウド会計」で日々の業務に革命を

インターネットを使用したテクノロジーの発達はめざましく、最近ではデータのやり取りや共有をクラウド上で行うことが一般です。

そんな中で近年注目を集めているのが、クラウドを使用した会計システムです。

複雑で面倒な会計処理・手続きの負担を軽減してくれる、そんなクラウド会計について詳しくご紹介したいと思います。

クラウドとはなにか

まず大前提として、クラウドとは何かについて改めて説明しましょう。

クラウドとはクラウドコンピューティングの略称であり、ネットを経由して様々なデータの共有を行うことを指します。

例えば今までのデータのやり取りは、ファイルがあるパソコンからほしいファイルをコピーし、他のパソコンへ移動させるというものでした。

しかしクラウドコンピューティングの場合、ファイルの保存場所をパソコンではなく、インターネットのサーバーに保存する形になります。

そうすることで、そのサーバーにアクセスできるパソコンやタブレットの端末なら誰でもデータの閲覧やダウンロードが可能となるのです。

これにより、たとえどんなに離れていても即座に大容量のデータの共有が可能になり、一つのファイルを複数のパソコンで編集して同時に作業ができるようになります。

なお、クラウド（cloud）とは「雲」を意味する単語ですがその語源は諸説あります。

会計をクラウド化する意味

クラウド化によって、日々の会計業務の大きな効率化が実現します。

従来のやり方だと、様々なところから収支のデータを集めて会計ソフトに入力しなければならないため、非常に手間と時間がかかるものでした。

複数の会社がある場合、何社かは報告が遅れるなどのこともあり非常に手間がかかります。

しかし、クラウドによるファイルの共有が行えるようになったことで、各社それぞれの収支をファイルに入力するだけで総合的な情報がわかるようになり、経理の計算の手間が殆どなくなるのです。

また、会計ソフトによっては銀行などの金融機関のデータも自動で取り組んでくれるので、通帳を見て入力するといった手間がかかりません。

これにより、急いで収支を確認したい際も即時に確認できるようになり、経理部でも繁忙期に残業が増えるといった問題も解消されるでしょう。

書類作成の手間が大幅に省ける

クラウド化によってデータ入力が容易になったため、書類作成が非常にスムーズになるのもクラウド化の利点といえます。

請求書や領収書、そして納品書や見積もりなど、書類の発行作業は結構多いです。

これらの発行はいつどのようなタイミングで出せばいいのかわからないため、営業担当の指示がなければ出すタイミングがわからないものでした。

しかし、クラウド化した会計ソフトによって経理データや書類のデータが連動するので、必要なタイミングでの書類作成が非常にスムーズに行えるようになったのです。

これにより、作業の手間が減るだけではなく生産性のアップにも効果が現れるようになります。

ランニングコストに注意

クラウドサービスを法人で利用する場合、基本的に有料サービスを使うことになります。

そのため、毎月の使用料金が発生するということを忘れないでおきましょう。

基本的に安価なのでそこまで大きな出費になることはありませんが、全く使っていなくても料金が発生するので、ちりも積もれば山となるに近い状態にあるということは理解しておくべきです。

扱うファイル数が非常に少ない場合は無料サービスを使うというのも一つの手段ですが、セキュリティ面などを考えるとやはりお金を払ってでもセキュリティの強いクラウドサービスを利用したほうが無難でしょう。

どうしても安く利用したい、会計ソフトの見直しやクラウドサービスの見直しなどを一から検討することが大事です。